Contratar um funcionário é um passo importante para qualquer empresa em crescimento. Para muitos empreendedores digitais, prestadores de serviços e profissionais autônomos, o desafio vai além de encontrar a pessoa certa: é entender o verdadeiro custo de contratar alguém pela CLT. Este artigo vai aprofundar o tema, trazendo informações legais, fiscais, contábeis e práticas para que você tome decisões conscientes.
Por que entender o custo real é essencial
Muitos empresários se surpreendem ao descobrir que o salário registrado na carteira de trabalho representa apenas uma parte do custo. Há encargos trabalhistas, impostos e benefícios obrigatórios que podem elevar a folha de pagamento em até 70% do valor do salário bruto. Entender esses números ajuda a planejar melhor o fluxo de caixa e evitar problemas com inadimplência ou passivos trabalhistas.
Aspectos legais e fiscais da contratação CLT
A contratação de funcionários pela CLT é regida pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e fiscalizada pelo Ministério do Trabalho e Previdência. Os principais encargos são:
- INSS Patronal: contribuição de 20% sobre o salário bruto do funcionário.
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): depósito de 8% do salário bruto em conta vinculada do trabalhador.
- Seguro contra Acidentes de Trabalho (SAT/RAT): varia entre 1% e 3% do salário, dependendo do grau de risco da atividade.
- Sistema S e Outras Contribuições: entre 3% e 5,8% dependendo do setor.
Somando todos os encargos, o custo adicional pode variar entre 25% e 35% do salário bruto.
Procedimentos contábeis recomendados
Para manter a conformidade e evitar problemas futuros, alguns passos são fundamentais:
- Registrar o funcionário no eSocial imediatamente após a contratação.
- Gerar e recolher a guia do FGTS e INSS mensalmente.
- Emitir a folha de pagamento corretamente, incluindo adicionais, descontos e benefícios.
- Arquivar documentos trabalhistas de forma organizada, pois podem ser exigidos em fiscalizações.
Contar com um escritório de contabilidade especializado é essencial para evitar erros e manter a empresa regularizada.
Exemplo de Cálculo – Funcionário com salário de R$ 2.500,00 por mês:
Salário Bruto: R$ 2.500,00
Encargos principais (estimativa):
- INSS Patronal (20%) → R$ 500,00
- FGTS (8%) → R$ 200,00
- RAT (1% a 3%) → vamos usar 1% → R$ 25,00
- Sistema S (aprox. 5,8%) → R$ 145,00
➡️ Total de encargos mensais: R$ 870,00
Custo mensal da empresa:
Salário (R$ 2.500,00) + Encargos (R$ 870,00) = R$ 3.370,00
📅 Custos anuais adicionais
Além dos encargos mensais, a empresa deve provisionar:
- 13º salário (1 salário por ano) → R$ 2.500,00
- Férias + 1/3 constitucional → R$ 3.333,00
➡️ Somando esses valores anuais e dividindo por 12 meses, temos um acréscimo médio de R$ 486,00 por mês.
💰 Custo médio real por mês
Custo mensal (R$ 3.370,00) + Provisões (R$ 486,00) = R$ 3.856,00
Ou seja, um funcionário com salário bruto de R$ 2.500,00 custa em média R$ 3.856,00 por mês para a empresa.
👉 Esse valor pode variar de acordo com o setor, grau de risco (RAT), enquadramento tributário da empresa e benefícios oferecidos (vale-transporte, alimentação, plano de saúde, etc.).
Erros comuns e como evitá-los
Muitos empreendedores cometem erros por falta de conhecimento. Entre os mais comuns estão:
- Subestimar o custo total do funcionário, considerando apenas o salário líquido.
- Não provisionar 13º salário e férias, o que pode comprometer o caixa em determinados meses.
- Deixar de cumprir prazos legais, resultando em multas.
- Não oferecer benefícios obrigatórios, como vale-transporte, quando aplicável.
A solução está no planejamento financeiro e no acompanhamento de perto da folha de pagamento com apoio contábil.
Dicas práticas para conformidade e otimização fiscal
Além de cumprir a legislação, é possível otimizar custos e evitar desperdícios:
- Planeje as admissões no início do mês, evitando custos proporcionais desnecessários.
- Avalie o enquadramento tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real), pois cada regime tem regras específicas de encargos trabalhistas.
- Considere benefícios flexíveis, que podem ser dedutíveis e valorizados pelos funcionários.
- Use sistemas de gestão de folha de pagamento, integrados com o eSocial, para reduzir erros.
Conclusão
Contratar um funcionário pela CLT é um passo importante para expandir o negócio, mas exige planejamento financeiro e atenção aos detalhes legais. O custo vai muito além do salário bruto, incluindo encargos, benefícios e obrigações acessórias.
Com o apoio da Rapport Contabilidade, você pode contratar de forma segura, otimizar sua folha de pagamento e manter sua empresa sempre em conformidade com a lei.
👉 Entre em contato conosco para uma consultoria personalizada e descubra como reduzir custos trabalhistas de forma estratégica.
