Emitir nota fiscal é uma obrigação legal de todo prestador de serviços formalizado no Brasil — seja ele MEI, empresário individual, sociedade limitada ou até mesmo um profissional autônomo que atua como pessoa física. No entanto, para muitos empreendedores digitais, freelancers e prestadores de serviços, o processo pode parecer confuso, burocrático ou até mesmo opcional.
Neste guia completo, você vai entender por que a emissão de nota fiscal é essencial, como emitir de forma correta e prática, quais os erros mais comuns que devem ser evitados e como a contabilidade pode te ajudar nesse processo.
Por que a emissão de nota fiscal é tão importante?
A nota fiscal é o principal documento que formaliza a prestação de um serviço ou venda de um produto. No caso dos prestadores de serviços, ela:
- Comprova que o serviço foi realizado legalmente;
- Garante segurança jurídica na relação com o cliente;
- Permite o recolhimento correto dos impostos devidos;
- Evita multas e penalidades fiscais;
- Facilita a emissão de recibos, declarações e acesso a crédito.
Quais são os aspectos legais e fiscais que envolvem a emissão de nota?
Quem é obrigado a emitir nota fiscal?
Todos os profissionais que prestam serviços de forma regular, mediante remuneração, devem emitir nota fiscal. A obrigatoriedade se aplica a:
- MEIs (exceto em casos de venda direta a pessoa física);
- Empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real;
- Profissionais autônomos, inscritos ou não no ISS do município.
Qual tipo de nota fiscal devo emitir?
Existem basicamente dois tipos:
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
Usada por prestadores de serviços, emitida por meio da prefeitura. - NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos)
Utilizada para venda de mercadorias, com emissão pela Sefaz.
Para prestadores de serviço, a NFS-e é a mais comum e, em geral, emitida através de um sistema online da prefeitura da cidade onde o CNPJ está registrado ou para os autônomos onde houve a prestação do serviço.
Quais impostos estão envolvidos na emissão?
- ISS (Imposto Sobre Serviços) – imposto municipal, geralmente entre 2% e 5%.
- PIS e COFINS – no caso de empresas fora do Simples.
- IRPJ e CSLL – conforme o regime tributário.
Como emitir nota fiscal de serviço na prática?
Veja o passo a passo básico:
1. Faça o cadastro na prefeitura
Para emitir NFS-e, é necessário se cadastrar no sistema da prefeitura do seu município. Cada cidade tem regras específicas, mas em geral, será necessário:
- Ter um CNPJ ativo ou através do CPF se ainda atua como autônomo;
- Estar com o cadastro do ISS em dia;
- Solicitar login e senha de acesso ao sistema da NFS-e.
2. Configure corretamente os dados do serviço
Na emissão da nota, preencha corretamente:
- CNAE (atividade econômica);
- Descrição do serviço prestado;
- Alíquota de ISS;
- Dados do tomador do serviço (cliente).
3. Verifique retenções obrigatórias
Se você presta serviços para empresas, pode haver retenções na fonte como:
- ISS retido;
- INSS, IRRF, PIS, COFINS e CSLL (dependendo do serviço).
Essas retenções devem ser destacadas na nota fiscal e afetam o valor líquido a receber.
4. Emita e envie a nota ao cliente
Após a emissão, a nota pode ser impressa ou enviada por e-mail. O documento eletrônico tem validade jurídica e pode ser armazenado digitalmente.
Erros comuns que você deve evitar ao emitir nota fiscal
Mesmo profissionais experientes cometem deslizes que podem gerar autuações ou prejudicar o relacionamento com clientes. Veja os principais:
❌ Escolher a atividade (CNAE) errada
Emitir nota com um CNAE que não condiz com o serviço prestado pode levar à tributação errada e até bloqueios no CNPJ.
❌ Esquecer de informar retenções obrigatórias
Quando a empresa contratante exige ISS retido, o prestador deve indicar isso corretamente na nota. O mesmo vale para outras retenções federais.
❌ Emitir nota fora do prazo
Cada município tem regras sobre prazos de emissão. Emitir com atraso pode acarretar multas ou impedir o recebimento do serviço.
❌ Omitir a emissão por informalidade
Trabalhar sem emissão de nota, além de ilegal, impede o acesso a direitos básicos, como crédito bancário, contratos com empresas e aposentadoria no futuro.
Dicas práticas para facilitar a conformidade e a gestão fiscal
✅ Use sistemas de emissão integrados
Muitos municípios oferecem integração com sistemas, permitindo que você automatize a emissão de notas e reduza erros.
✅ Considere ter um contador parceiro
Um contador pode verificar mensalmente suas notas emitidas, identificar inconsistências e planejar estrategicamente sua carga tributária.
✅ Mantenha um histórico digital organizado
Armazene todas as notas emitidas, recibos de pagamento e comprovantes de retenções.
✅ Avalie o regime tributário ideal anualmente
Um MEI que ultrapassa o limite de faturamento precisa migrar para outro regime. Já um profissional autônomo pode economizar com a abertura de um CNPJ no Simples Nacional.
Precisa emitir nota fiscal, mas ainda tem dúvidas?
Emitir nota fiscal não precisa ser complicado. Com as orientações certas, ferramentas adequadas e acompanhamento de um escritório contábil especializado, você pode regularizar sua situação, pagar apenas o que é devido e construir uma carreira ou empresa sólida e transparente.
A Rapport Contabilidade é especializada em atender prestadores de serviços, autônomos e empreendedores digitais. Nossa equipe está pronta para ajudar você desde o cadastro na prefeitura até o planejamento tributário completo, garantindo economia, segurança e tranquilidade.
Conclusão
Emitir nota fiscal é um passo essencial para quem deseja atuar com seriedade no mercado de serviços. Além de ser uma exigência legal, traz credibilidade, segurança jurídica e abre portas para novos negócios. Com apoio contábil e organização, esse processo pode ser simples, rápido e vantajoso.
Está com dúvidas sobre como emitir nota fiscal ou qual regime escolher? Entre em contato com a Rapport Contabilidade e fale com um especialista!
