Por que conhecer as regras de cargos e salários é fundamental?
Definir cargos e salários não é só uma questão de administração interna. É também um importantíssimo instrumento de gestão que impacta diretamente na motivação da equipe, na retenção de talentos e na conformidade legal da empresa. Para empreendedores que começam a estruturar equipe, entender os limites e regras sobre cargos e salários é essencial.
Neste artigo, você vai ver:
- A relevância estratégica de estabelecer cargos bem definidos.
- Quais regras a legislação impõe sobre remuneração.
- Procedimentos contábeis para formalizar salários corretamente.
- Os erros mais comuns nesse processo e como evitá-los.
- Dicas para usar a estrutura de cargos e salários como ferramenta de crescimento fiscalmente otimizada.
Aspectos legais e fiscais
1 Legislação trabalhista: base para cargos e salários
No Brasil, os cargos e salários precisam seguir regras previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Entre as obrigações:
- Função definida: descrição clara do cargo e responsabilidades.
- Salário compatível com a função e piso da categoria.
- Admissão formalizada com contrato escrito.
- Equiparação salarial é o direito do trabalhador de receber o mesmo salário de outro colega que exerça função idêntica, com igual produtividade e perfeição técnica, no mesmo local e para o mesmo empregador. Esse direito está previsto no artigo 461 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Esses requisitos são fundamentais para evitar passivos trabalhistas, como exigência de adicional por função ou reversão de cargo informalmente atribuído.
2 Remuneração e benefícios
A legislação distingue remuneração (salário-base) de benefícios não salariais – por exemplo, vale-transporte, vale-alimentação e ajuda de custo. Esses últimos não entram na base de cálculos de INSS, FGTS etc.
✔️ Dica: inclua na política interna o que é variável ou não, para evitar futuras autuações.
Procedimentos contábeis recomendados
Estruturar posições e salários de forma correta evita erros e ajuda sua empresa a crescer com tranquilidade. Veja aqui os passos recomendados:
- Mapeamento de cargos
- Elabore uma matriz com funções, níveis (júnior/pleno/sênior) e competências.
- Pesquisa salarial
- Use referências de mercado para definir faixas justas.
- Contrato e Job Description
- Formalize responsabilidades, jornada, salário e benefícios acordados.
- Implementação na folha de pagamento
- Estruture os lançamentos contábeis: salário, encargos, benefícios.
- Separação de função e variável
- Comissionamento, bônus ou participação devem ser tratados como variáveis e lançados separadamente.
- Revisão periódica
- Faça ajustes anuais com base em desempenho e mercado.
Erros comuns e como evitá-los
1 Atribuição informal de funções
✔️ Risco: funcionário com novas tarefas não registradas pode exigir aumento ou reconhecimento legal da função.
🔧 Solução: sempre atualize a descrição de cargo e remunerar conforme nova função.
2 Confusão entre salário e benefícios
✔️ Risco: incluir benefícios na base de cálculo de INSS/FGTS gera encargos indevidos.
🔧 Solução: classifique claramente cada item em contrato.
3 Salários discordantes com o mercado
✔️ Risco: insatisfação, dificuldade de recrutamento ou evasão.
🔧 Solução: use pesquisa de mercado para ajustar tabelas salariais.
4 Falta de revisão periódica
✔️ Risco: perda de competitividade e risco de passivo trabalhista.
🔧 Solução: revisão anual completa (salários, benefícios, escala).
Dicas práticas
- Use um ERP ou sistema de folha que controle funções, salários, benefícios e encargos automaticamente.
- Aproveite incentivos fiscais: contratação de aprendizes e estagiários pode gerar redução de encargos.
- Defina cargos com possibilidade de evolução interna, criando planos de carreira e níveis salariais.
- Estabeleça política salarial transparente, com critérios claros para promoção e aumentos.
- Mantenha backups dos contratos e atualizações, incluindo aditivos e novas remunerações.
Exemplos práticos para quem está começando
- Microempreendedor (MEI): só pode contratar um empregado com salário mínimo ou piso mínimo da categoria.
- Prestador de serviços PJ: define remuneração só com pró-labore – sem CLT. Mas mesmo assim, INSS e IR precisam ser recolhidos corretamente.
- Empresa em crescimento: pode definir níveis (júnior, pleno, sênior) com formatação clara de evolução e remuneração.
Cada modelo exige cuidado na formalização e registro. A Rapport Contabilidade pode te orientar na escolha ideal conforme seu perfil.
Conclusão
Estabelecer cargos e salários de forma organizada e legal não é um detalhe: é base para crescimento sustentável, motivação da equipe e redução de riscos trabalhistas. Foque em:
- Descrição clara de funções;
- Contratação e remuneração formalizada;
- Sistema que garanta conformidade tributária;
- Revisões periódicas alinhadas com o mercado.
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